في الأجزاء السابقة من هذا الدليل كنّا نعمل فقط على الإعدادات الأساسية لمُحكم سواء إعدادات الملف الشخصي للمستخدم أو إعدادات الشركة نفسها بما في ذلك معلوماتها ومنطقتها الزمنية وضرائبها.. إلخ، والآن وإن كنت قد تبعت كافة الخطوات السابقة فأنت جاهز لتبدأ في استخدام مُحكم بشكل احترافي، وأول ما سنبدأ به هو إضافة معلومات العملاء، والعملاء هم الأشخاص الذين تبيع شركتك منتجاتها وخدماتها لهم.

ضمن خيار "العملاء والموردون" الموجود في أعلى القائمة الجانبية في مُحكم سنجد خيار يحمل الاسم "العملاء" وهذا الخيار أو القسم هو الذي يضم كافة عملاء شركتك ويوفّر لك التحكُّم الكامل بهم، وهذا هو شكل قسم "العملاء" على مُحكم:

لدينا هنا بعض الخصائص الأساسية وهي الموجودة في القائمة العلوية، وهي كالتالي:

إجراءات: هذا الخيار يوفّر لك قائمة منسدلة بعدد من الإجراءات التي يمكنك أن تتخذها في وقت واحد بعد تحديد أكثر من عميل في نفس الوقت، وهذا الخيار لا أهمية له في اللحظة الحالية لأنه ما من عملاء بعد.

أضف عميل: هذا هو الخيار الأهم بالنسبة لنا في الوقت الحالي، وهو الذي يتيح لك إضافة عميل جديد لتتمكّن لاحقًا من تسجيل تعاملاتك معه عبر مُحكم بشكل كامل.

تصدير واستيراد: هذين الخيارين يتيحان لك إما حفظ قائمة كاملة بالعملاء الموجودين بالفعل على جهازك على شكل ملف CSV (شيت إكسيل) كما تتيح لك أيضًا أن تقوم باستيراد بيانات العملاء من خلال ملف CSV لكن مع شرط أنه يتكامل مع معكم، وهذه النقطة سيتم توضيحها في وقت لاحق بشكل مفصّل.

إضافة عميل جديد

تبدأ عملية إضافة عميل جديد بالضغط على زرّ "أضف عميل"، وبمجرّد الضغط على هذا الزرّ ستظهر لك تلك الصفحة، وهي التي تحمل الاسم "إضافة جهة اتصال" لأن العميل أو المورد هم أولًا وأخيرًا جهات اتصال:

كل معلومة من المعلومات المطلوب لها أهميتها الكبيرة، نظرًا لأنها ستوفّر لك معلومات كاملة عن العميل لتصل لها في أي وقت هذا في حين أن بعض هذه المعلومات يتم الاستعانة بها في أجزاء أخرى من مُحكم، لذلك أدخلها بتركيز:

1- الاسم الكامل والمدينة: إدخال الاسم الكامل للعميل ويُفضل أن يكون رباعي حتى لا يختلط مع أي عميل آخر، وخيار المدينة يجب أن يضم المدينة التي يقطن فيها العميل سواء في بلدك أو غيرها.

2- النوع والدولة: ضمن خانة النوع يجب أن تختار ما إذا كان هذا الشخص عميل يشتري منك أو مورّد يبيع لك -هذا مع التبسيط- أما خانة الدولة فهي وكما يظهر ستضم دولة هذا العميل، وهذا الخيار يظهر لك سواء كنت تضيف عميل (كما في اللحظة الحالية) أو مورّد، وهذا لأن كلاهما جهات إتصال متشابهة في كم كبير من الأركان.

3- الهاتف والعنوان: يجب لهذه الخانات أن تضم العنوان المفصّل للعميل مع رقم هاتفه مع رمز الدولة إن كان ضروريًا، ولاحظ أن هذه المعلومات تعتبر معلومات التواصل الرئيسية، لذلك احرص على صحتها.

4- رقم الترخيص والسجل التجاري: يجب أن تقوم هنا بإدخال رقم السجل التجاري الخاص بالعميل ومثله مثل باقي المعلومات يجب أن يكون مؤكّد الصحّة.

5- البريد الإلكتروني والرمز البريدي: كما تظهر أسماء الخانات، الأولى يجب أن تضم البريد الإلكتروني E-Mail الصحيح والمؤكد لهذا العميل بينما تضم الخانة الثانية الرمز البريدي لمنقطته أو منطقة شركته.

6- المهنة والتسمية: هنا يجب عليك توضيح مهنة العميل أو مجال عمله على وجه الدقة إلى جانب التسمية المفضلة له، هذا إلى جانب وجود خيار عملة التعامل وفي حالتها هو الدولار الأمريكي.

7- الحقول المخصصة Custom Fields: ضمن الإعدادات التي شرحناها في بداية هذا الدليل تحدّثنا عن الحقول المخصصة، وهنا يظهر لنا وجود حقل مخصص قد قمنا بإضافته تحت اسم "حقل تجريبي" وكما شرحنا سابقًا، يمكنك أن تختار نوع النصّ وإلزام بيانات صحيحة. 

8- خيارات الشركة أو المجموعة: هل ترى علامتيّ الـ(+) على اليسار؟ الأولى تستخدم لربط هذا العميل بشركة معينة تتعامل معها، أما الثانية فتستخدم لربط هذا العميل بمجموعة معيّنة وهي أمور سنوضّحها لاحقًا، وفيما يلي الإعدادات التي تظهر لك عند الضغط على علامتيّ (+) على الترتيب:

شركة جديدة: يمكنك أن تدخل معلومات الشركة وتضيفها لمُحكم على الفور:

اسم المجموعة: لاحقًا سنوضّح المجموعات

فيما يلي مثال مملوء للصفحة السابق شرحها وهذا على سبيل التوضيح، بعد الإنتهاء من إدخال البيانات نذكرك بأنه من الواجب أن تضغط على زرّ "احفظ وأغلق" ليتم حفظ البيانات التي أدخلتها:

تعديل معلومات العميل

الآن أنت أضفت عميلك الأول على مُحكم، وبمجرّد أن تعود مرة أخرى لصفحة "العملاء" من خلال قسم "العملاء والموردين" الرئيسي ستجد أمامك أن العميل ظاهر ضمن قائمة العملاء:

الخيارات الموجودة في هذه الصفحة قد أوضحناها بالأعلى، لكن الجديد هي الخيارات الثلاثة على شكل صور مصغرّة أقصى اليسار، وهي كالتالي (على الترتيب):

- صفحة العميل: بالضغط على هذه الأيقونة ستفتح لك صفحة العميل أو ملفه الشخصي على مُحكم، وهو ملف متكامل مشابه نوعًا ما لمواقع التواصل الاجتماعي وهذا لتسهيل التصفّح والتعامل.

- تعديل العميل: هذا الزرّ سيفتح لك صفحة تعديل العميل ضمن ملف العميل الشخصي السابق ذكره.

- مسح العميل: هذا الخيار سيمسح العميل من على مُحكم ويحذفه بشكل كامل، استخدمه بحذر!

بالضغط على زرّ التعديل أو زرّ الملف الشخصي ستفتح لك صفحة العميل كما ترى، من خلال هذه الصفحة يمكنك أن تتابع تاريخ العميل معك منذ بداية تعاملك معه من الأساس! وهذه الصفحة ستكون مفيدة جدًا لك بعد استخدامك لمُحكم لفترة طويلة! من خلالها يمكنك تعديل البيانات التي أضفناها من قبل (كما بالصورة) أو إضافة وتعديل البيانات الأخرى مثل الصورة وحسابات التواصل.