التقارير المحاسبية ودورها في المراقبة وتقييم الأداء

عندما يتعلق الأمر بالمُحاسبة في الشركات فإن التقارير المحاسبية هي التي تُعتبر محض اهتمام بالنسبة لأي شخص أو مُؤسسة ويُعتبر إعداد هذا النوع من التقارير مسؤولية المحاسب الموجود بالشركة، فبعد أن يقوم المحاسب بتخليص جميع البيانات والتحليلات المالية التي تتعلق بالمشروع يقوم بإنشائها على هيئة تقارير ليتم تقديمها إلى القائمين على إدارة المشروع حيث تُساهم تلك التقارير بدورها في تقييم الأداء وتقصي المشاكل والانحرافات وإعداد المعايير بهدف التغلب على جميع المشاكل الموجودة.

ما هي التقارير المحاسبية؟

التقارير بشكل عام هي عُبارة عن مُستندات مُوثقة بها معلومات دقيقة حول أنشطة المشروع المُختلفة خلال فترة مُعينة وذلك للاستفادة منها في العديد من الأمور منها مُتابعة تقدم المشروع وتقييم الأداء، أما عن التقارير المحاسبية بشكل خاص فهي لا تعتمد بشكل كُلي على جميع النشاطات بل تقتصر فقط على الأنشطة التي لها علاقة بالأمور المالية ليتم من خلالها تحليل الأنشطة المختلفة للشركة وتقصي المشاكل والبدء في حلها.

دور التقارير المحاسبية في مُراقبة وتقييم الأداء

إظهار بيانات الربح والخسارة (بيانات الدخل)

أهم شيء يُمكن من خلاله تقييم ومُراقبة أي عمل هو بيان الربح والخسارة والذي يُعرَف أيضاً ببيان الأرباح والخسائر أو التقارير المحاسبية،تُخبرك هذه التقارير عن مقدار الأموال التي تجنيها الشركة وغير ذلك الكثير ومن أين تأتي الأرباح وكذلك مقارنة بين وضع الشركة في الوضع الحالي وبين وضعها سابقاً وبالتالي سيكون من السهل حينها تقييم الأداء ومعرفة هل هُناك تحسن أم لا.

تُعتبر التقارير الحسابية في بعض المشاريع بمثابة العمود الفقري لها لأنه يُمكن من خلالها إلقاء نظرة على الربح والخسارة الخاص بالمشروع للحصول على مُلخص سريع لمقدار ما تم كسبه من العملاء الحاليين ومقدار الأرباح الناتجة عن الإعلانات والمبالغ التي يتم إنفاقها على الموظفين وهكذا، فكل هذه المعلومات لها دور كبير جداً في تقييم الأداء.

المُساعدة في اتخاذ القرارات الإدارية

بطبيعة الحال اتخاذ القرارات في الشركات والمؤسسات لا يكون بشكل اعتباطي بل لا بُد أن يكون مبني على أُسس ناتجة عن الدراسة والموازنة بين المزايا والعيوب وكل هذا يحدث عن طريق التقارير المحاسبية فهي التي تحكم كل شيء وتتحكم في كل شيء، جدير بالذكر أن سلامة القرارات التي يتم اتخاذها تكون مبنية على سلامة المعلومات الواردة في التقارير.
كمثال بسيط، تخيل مثلاً أن هُناك شركة ما تُريد الدخول في صفقة عمل جديدة في مجالها، فهل هذا يكون بشكل مُباشر واعتباطي؟ بالطبع لا، بل تتم دراسة كل التقارير المحاسبية وبناءً على المعلومات المالية الواردة في التقارير يتم اتخاذ القرار وبالتالي فهي أيضاً تُساهم في تقييم الأداء.

وضع الخُطط والاستراتيجيات للمشروعات المختلفة

تعتمد إدارة المشاريع في أي شركة بشكل أساسي على التقارير المحاسبية الواردة لها لأنها تُمكنها من وضع الخُطط المُناسبة للمشاريع المُختلفة وتقييم نسبة نجاحها وبالتالي يكون من السهل بعدها عمل دراسة جدوى لهذه المشاريع بناءً على أداء الشركة الملحوظ في الوقت الحالي، وهُنا لا بُد وأن نُشير لشيء مُهم جداً يختلط على البعض ألا وهو أن التقارير لا تُخطط ولكنها تُساعد على التخطيط بمعنى أنه الفكرة والخطة دائماً ما تكون جاهزة لكن تأتي التقارير وتُحدد هل هذه الخُطة مُناسبة أم لا وإن كانت غير مُناسبة فكيف يُمكن أن نحولها وتُصبح مُناسبة.

أداة وصل جيدة بين المستويات الإدارية

بطبيعة الحال أي مشروع مهما كان لا بُد وأن يتكون من مجموعة من المستويات الإدارية وكُلما كانت الشركة كبيرة كُلما كثرت المُستويات الإدارية وبالتالي فالتقارير المحاسبية هي أفضل وسيلة للتشاور والتواصل بين كل هذه المستويات للاتفاق على الرؤى المختلفة، حتى أنه حالياً في بعض الشركات صارت التقارير المحاسبية تتم من خلال الإنترنت عبر أنظمة مُختلفة لتسهيل عملية إرسالها للمستويات الإدارية وبخاصة إن كانت مُتواجدة في دُول مختلفة.

معرفة ما لك وما عليك "تقادم الذمم"

بطبيعة الحال أنت لا تعمل بشكل مجاني ونشاطك التجاري ليس مؤسسة خيرية وبالتالي فإن القيام بالحساب وإرسال الفواتير وإعداد التقارير المالية مُجرد جزء من المعركة التي يخوضها نشاطك التجاري، فمثلاً عليك أنت كمدير للمشروع أن تتأكد مندفع كل ما عليك وتحصيل كل ما لك، وبكل تأكيد ففعل ذلك بدون وجود التقارير هو شيء شبه مُستحيل لأنك كمدير للمشروع لن يكون بمقدورك الاطلاع على كل العمليات المالية التي تمت وبالتالي فإن التقارير المحاسبية تُلخص كل هذا في عدة وُريقات.

معرفة المُوازنة العامة ومُراقبة التقدم

تمنحك التقارير لمحة سريعة عما لدى الشركة من مُوازنة في الوقت الحالي ومعرفة الأصول التابعة لك مثل الحسابات المصرفية وحسابات القبض وحساب الاستثمار وكل ما يتعلق بالشركة من الناحية المالية، ويتم تحديث هذه التقارير ربما كل أسبوع أو كل شهر أو بشكل ربع سنوي كما تفعل مُعظم الشركات وهذا من شأنه تقييم الأداء ومعرفة التطورات التي حدثت في الشركة على مدار الفترة الماضية.