الفوترة الآلية وأهميتها بالنسبة للمشاريع التجارية

بمجرد ظهور الفوترة الآلية أحدثت طفرة في جميع التعاملات المالية للشركات لأنه بطبيعة الحال صارت عملية إرسال الفواتير والدفع شيء أسرع بكثير مما كان، وكُلنا يعلم بأن الكفاءة في عملية الفوترة أمر أساسي لأنه في النهاية كُلما زادت سُرعة حصول عملائك على الفواتير كُلما زادت سرعة دفع مُستحقاتك مما سيكون له تأثير إيجابي على التدفق النقدي لأنه في بعض الأحيان قد يُؤدي التأخير في السداد إلى تعريض عملك للخطر.

ما هي الفوترة الآلية؟

الفوترة الآلية أو بمعنى آخر الفواتير الالكترونية هي خدمة تكنولوجية حديثة تتعلق بإدارة وتحليل الأمور المالية والتي تُتيح للمستخدمين من جميع أنحاء العالم دفع فواتيرهم مهما كان نوعها سواء كانت فواتير شراء أو فواتير حُكومية وكل هذا بشكل الكتروني كما أشرنا وبالتالي لم تعد هُناك حاجة للذهاب للجهات الحكومية كما أن الفواتير تُثبت أحقية كلا الطرفين المُتعاملين.

أهمية الفوترة الآلية في المشاريع التجارية

بكل تأكيد تلعب الفواتير الآلية أو الإلكترونية دور محوري ومُهم جداً في بناء المشاريع وبخاصة في وقتنا الحالي بعد اعتماد كل شيء على التكنولوجيا حتى أن بعض المشاريع هي عُبارة عن مواقع الكترونية فقط وبالتالي فعدم استخدام الفواتير الآلية كفيل بأن يُحدد نجاح أي مشروع من عدمه، وإذا لم تقتنع بذلك بعد ففيما يلي سأُوضح لك أهمية الفوترة الآلية في المشاريع التجارية:

بناء صُورة جيدة للشركات

تتضح أهمية الفوترة الآلية في هذه النقطة، فتخيل أنك دخلت لأحد الشركات وأردت إتمام صفقة ما ووجدت أنه ما زال يتم التعامل بنظام الفوترة التقليدي الذي يعتمد على الكتابة وفي نفس الوقت رأيت شركة أُخرى تتعامل بشكل الكتروني وتعتمد على الفواتير الإلكترونية، فأيُهما سترسم عنه صورة جيدة في عقلك؟ بالتأكيد التي تعتمد على النظام الإلكتروني كما أن هذا الأمر يُؤدي إلى إتمام المعاملات المالية بشكل أسرع.

سُهولة التعامل بين الشركة والعملاء

هذه النقطة مُرتبطة بشكل كبير بالنقطة السابقة فبكل تأكيد عندما تعتمد في كل شيء على النظام الإلكتروني فإنك بذلك تمنح عملائك أفضل الطُرق وأسهلها لإتمام مُعاملاتهم المالية بكل سهولة فمثلاً عندما تعتمد على أحد المنصات الخاصة بإدارة الفواتير مثل منصة مُحكم التي تُوفر لك ميزة التحكم في مشروعك أو شركتك بشكل كامل تحت سقف واحد حيث تُقدم لك العديد من الخدمات بما في ذلك إدارة المبيعات والفواتير وكذلك إدارة المُحاسبة والمُعاملات بجانب العديد من الخدمات الأخرى المُهمة فأنت بذلك تُوفر تجربة جيدة للعملاء وتُسهل من عملية التعامل في الأمور المالية.

تحسين الدقة وتقليل الأخطاء

هُناك دائماً مجال للأخطاء التي يُمكن أن تحدث في أي وقت مع الحسابات اليدوية وإدخال البيانات وأنواع الاتصالات المختلفة القادمة من عدة أقسام مثل سُوء مُلائمة المستندات وفُقدانها أو دفع مبلغ خاطئ وبالتالي يُمكن أن تُكلف الأخطاء المحاسبية عملك بطرق مُتعددة أولها الإضرار بأمورك المالية وعدم وجود دقة فيها وثانيها الإضرار بسُمعة شركتك، وبطبيعة الحال عند الاعتماد على الفوترة الآلية فإن احتمالية وجود أخطاء قد تكون مُنعدمة تماماً.

استكمال عمليات AP أو الدفع التلقائي بكفاءة

باستخدام تقنية أتمتة AP أو الدفع والمعالجة التلقائية سيتمكن فريق العمل من مُعالجة الفواتير بمُعدل أسرع، أما بدون الاعتماد على التشغيل الآلي فقد يستغرق الأمر ما يصل إلى أسبوعين لمعالجة الفواتير بالكامل وتأكيد الأرقام والحصول على جميع التواقيع والموافقات اللازمة لذا فإن أهمية الفوترة الإلكترونية تظهر بوضوح في هذه النقطة.

توفير المال وتحسين التدفق النقدي

بالطبع إذا كُنت تعتمد على نظام الفواتير الورقي التقليدي فبكل تأكيد أنت بحاجة لأكثر من مُوظف للعمل على ذلك أما في حالة الاعتماد على النظام الإلكتروني فسيكون من السهل بالنسبة لموظف واحد إدارة كُل شيء كما أن بعض الشركات تُتيح لمندوبيها أن يقوموا بعمل الفاتورة بدون الرجوع للشركة،فالنظام هو ما يقوم بتسجيل كُل شيء وبذلك أن وفرت مال كثير يُمكن استغلاله في شيء أفضل.

توسيع الرؤية العملية للمشاريع

بطبيعة الحال يُعد الإيداع اليدوي وأكوام الإيصالات الورقية أمر صعب جداً ويستغرق وقت طويل في التدقيق فيه كما أنه يجعل من المستحيل تقريباً رؤية العملية بأكملها على صفحة واحدة بينما في الفوترة الآلية نجد العكس هو الصحيح حيث تُوفر الأنظمة الإلكترونية زيادة في الرؤية من خلال عرض البيانات ذات الصلة بُناءاً على ما تحتاجه في مكان واحد وبسهولة دون الحاجة لحمل أوراق كثيرة أو البحث في عدد كبير من الملفات.

تعزيز رضا العملاء

في بعض الأوقات تُواجه الحسابات الخاصة بالعملاء أخطاء أو مُشكلات أخرى تمنع العملاء الداخليين والخارجيين من الشعور بالرضا التام، وهذه مُشكلة كبيرة جداً وقد تجعلك تفقد العميل بسهولة تامة وعادةً ما تنطوي أسباب عدم رضا الموردين على مدفوعات متأخرة بسبب الفواتير المفقودة أو غير الصحيحة نتيجة مثلاً لخطأ في كتابة الفواتير أو مثلاً فُقدانها، أما في حالة الاعتماد على الفواتير الآلية فستكون دائماً هُناك نسخة احتياطية من الفواتير مُخزَنة على النظام وهذه به شيء إيجابي آخر وهو توثيق كل شيء بالتاريخ وهذا يُثبت أحقية كلاً من البائع والمشتري.

سُهولة التعاون في مكان العمل

نتيجة لسُرعة نظام التخزين الرقمي وإمكانية الوصول له بسهولة من أي مكان فيُمكن لجميع الأطراف المُشاركة في التقاط الفواتير والموافقة عليها بكل سهولة دون الحاجة لنقل أوراق من مكان لآخر وهذا ينتج عنه توفير وقت وجهد ومال، وعلى سبيل المثال عندما تتصل بأحد الشركات تجد بأن خدمة العملاء أياً كان مكانها بإمكانها إعطائك معلومات كاملة حول العمليات التي قُمت بها.