تعرف على أهمية الفواتير لمشروعك التجاري

يعتقد البعض أحياناً بأن الفواتير ما هي إلا شيء مُزعج جداً بل ربما يصل لكابوس لدرجة أن البعض يشعر بالتوتر العصبي عندما يسمع كلمة فواتير لكن بطبيعة الحال هذا خاطئ تماماً بل بالعكس فهي تُقدم فوائد عديدة جداً بالنسبة لكلاً من البائع والمشتري، ودعنا نتفق بأن هُناك الكثير من المسؤوليات التي تُصاحب إدارة الأعمال وتُعتبر فكرة إرسال الفواتير الخاصة بالمنتجات أو الخدمات المًقدمَة للعملاء واحدة من أهم المسؤوليات وفيما يلي سنتعرف على أهميتها بالنسبة للمشاريع التجارية.

ما هي الفواتير؟

الفواتير باختصار عُبارة عن توثيق مكتوب أو إلكتروني للمعاملة من التاجر إلى المستهلك لإثبات المعاملة في السجلات وتسهيل عملية استكشاف الأخطاء ومُراجعة الحسابات فيما بعد، ويُمكن أن نُعرفها بشكل أبسط على أنها مُستند يُوضح بالتفصيل المكونات المالية لمعاملات التجارية حيث تتضمن الفاتورة الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بالمشتري والبائع مع وصف للخدمات أو البضائع المُقدَمة بجانب التكلفة لكل عنصر والمبلغ الإجمالي المستحق.

وعادةً ما تتضمن الفواتير أيضاً تاريخ استحقاق الدفع ورقم الفاتورة وطريقة الدفع المفضلة، ومن المُهم جداً للشركات أن يكون لديها دليل على جميع المبيعات لحماية نفسها وحماية عُملائها،أتفق معك أنه يُمكن أن تكون عملية إنشاء الفواتير وإرسالها تستغرق وقت طويل، ومع ذلك فهي ليست عملية يجب تخطيها أو تجاهلها لأنها تُوفر الحماية القانونية لكلا الطرفين كما أنها حالياً مع التطور الذي صرنا فيه لم تعد تأخذ وقت نهائياً فكل شيء صار يعمل بشكل آلي.

أهمية الفواتير بالنسبة لمشروعك التجاري

الدفع في الوقت المُحدد

تُساعد الفواتير الشركات في الحصول على مدفوعاتها بالكامل في الوقت المُحدد لأنه بكل تأكيد قد يكون من الصعب الحصول على الأموال بدون فاتورة مُناسبة ولذلك عادةً ما تطلب الشركات استلام فاتورة مُفصلة قبل صرف المدفوعات، وبالفعل تظهر أهمية الفواتير في هذه النقطة فمثلاً إذا كان لديك الكثير من العملاء فسيكون لديك بطبيعة الحال المزيد من الحسابات لمراجعتها وكلما زاد عدد العملاء كلما استغرقت عملية المراجعة وقت أطول، لذا فبكل تأكيد الاعتماد على الفواتير وبخاصة الفواتير الآلية تُوفر وقت كبير جداً.

تقليل أسئلة العملاء

تبرز أيضاً أهمية الفواتير في الأنشطة التجارية في نقطة أسئلة العملاء لأنه كُلما كانت ممارسات الفوترة التابعة لمشروعك أفضل كُلما قل عدد الأسئلة التي يطرحها عملاؤك حول فواتيرهم، لأنه بطبيعة الحال إذا لم تكن هُناك فواتير أو لم يتم اعتمادها بشكل صحيح أو لا تحتوي على كافة البيانات الخاصة بالمعاملات التي تمت في نشاطك التجاري. فحينها ستُواجه أسئلة كثيرة مع العملاء وتُضيع وقت كبير في ذلك أما إذا كانت فواتيرك صحيحة في البداية فيُمكنك قضاء وقتك بشكل أكثر إنتاجية، وللإشارة فمنصة مُحكم تُوفر لك ميزة التحكم في مشروعك أو شركتك بشكل كامل تحت سقف واحد حيث تُقدم لك العديد من الخدمات بما في ذلك إدارة المبيعات والفواتير وكذلك إدارة المُحاسبة والمُعاملات بجانب العديد من الخدمات الأخرى المُهمة.

ترسيخ الحقوق القانونية

هذه أهم فائدة للفواتير في المشاريع التجارية حيث تُعتبر الفواتير دليلاً على تسليم المنتجات والخدمات وتُثبت حق الشركة في الدفع، فمثلاً في حالة عدم قيام العميل بالدفع فيُمكن للشركة استخدام العقود والفواتير لتُثبت بشكل قانوني للمحكمة أنها مستحقة الدفع وبالمثل يُمكن للعميل الاحتفاظ بنسخ من الفواتير والمبالغ المدفوعة لضمان حقه في حال لم تلتزم معه الشركة بالعقود المُوقَعة.

القضاء على مشاكل التعقب

أيضاً هذه الفائدة مُهمة جداً فلنفترض أنك أرسلت فواتير غير مُرقمة أو بها أخطاء لشخص ما فهذا الفعل يُمكن أن يخلق مشكلة كبيرة جداً لأنه ربما يقوم العميل بدفع المبلغ المطلوب منه ولكن يتم تسجيله في حساب عميل آخر لوجود خطأ في الفاتورة وسيخسر ماله في هذه الحالة، لكن طبعاً بعد الاعتماد على الفواتير وبخاصة الآلية منها صار هذا الأمر نادر الحدوث جداً لأن كل الفواتير يتم إصدارها وفق نظام ثابت يتم برمجة الحاسوب عليه.

الحصول على أدلة التدقيق

بطبيعة الحال إذا كنت تفعل كل شيء بشكل صحيح فيُمكن ألا يتم النظر خلفك من طرف مصلحة الضرائب لكن هُناك دائماً احتمال أن يتم تدقيق عملك من قِبل الضرائب والتي تُريد التأكد من أنك أبلغت بشكل صحيح عن جميع الدخل الذي تلقيته خلال العام، وللإشارة فحالياً بمجرد أن تكتشف مصلحة الضرائب بأنك تعتمد على نظام فواتير رقمي فيُصبح لديها ثقة كبيرة من ناحيتك، أما إذا لم تكن تعتمد على الفواتير فسيكون أمامك عبء يقع على عاتقك لإثبات أنك لا تُخفي أي دخل.

استخدامها في التسويق

بالفعل يُمكن للشركات التي تتعقب عن قُرب جميع فواتير المبيعات أن تستخدم هذه المعلومات لاستهداف قاعدة عُملائها مرة أُخرى ولتحويلهم لعملاء دائمين،فعلى سبيل المثال يُمكن للشركات إدخال البيانات مثل تواريخ المبيعات والمنتجات المُباعة والمبلغ الذي بيعت به ومعلومات الاتصال الخاصة بالعميل وهُنا تكمن الفكرة ألا وهي تسويق المنتجات الجديدة لهؤلاء العملاء وإعلامهم بكل جديد حول الشركة وهكذا أنت تحصل على قائمة ثمينة جداً من العملاء المُستعدين للشراء.

بناء صورة قوية لشركتك

الأهمية الأخيرة هي بناء صورة جيدة للشركة لأنه عادةً ما يُعجَب العملاء بفكرة استخدام الفواتير في كل شيء لأن هذا يُعطيه موثوقية كبيرة مع علامتك التجارية كما أن هذا يُؤدي إلى ظهور التنظيم في العمل وهذا أكثر شيء يُثير إعجاب أي عميل، هذا كُله بجانب أن الفواتير تمنحك سهولة التعامل بين شركتك وبين العملاء.