تعرف على طريقة إنشاء فواتير المبيعات بالشكل الصحيح

بكل تأكيد تحتاج أي شركة ناشئة إلى إنشاء فواتير المبيعات بشكل دقيق لتقديمها للعملاء في كل مرة يقومون فيها بعملية بيع أو شراء، وحالياً بعد التقدم التكنولوجي الذي صرنا فيه أصبح بإمكان أصحاب الأعمال إنشاء فواتير المبيعات التي تُغطي جميع تفاصيل البيع من أجل طلب الدفع مُقابل البضائع المُباعة وذلك في وقت أقل بكثير من ذي قبل حيث كان يتم الاعتماد في السابق على النظام الورقي لكن حالياً هُناك برامج ومنصات بإمكانها عمل ذلك بشكل الكتروني.
ولعمل فاتورة احترافية يجب عليك تضمين وصف مُوجز لكل عنصر تم بيعه مع تكلفة كل عنصر وكذلك المبلغ الإجمالي المُستَحق وتاريخ استحقاق الدفع وما إلى ذلك من المعلومات التي تضمن حق كلاً من المشتري والبائع، ودعنا نتفق أنه سواء كُنت تبيع مُنتجات في متجر أو شركة لها مبنى خاص أو كُنت تدير نشاط تُجاري إلكتروني فبكل تأكيد إصدار الفواتير للعملاء بشكل صحيح يُمكن أن يُساعدك في الحصول على أموال بشكل أسرع مُقابل مبيعاتك وكذلك يضمن لك حقك.

كيفية إنشاء فواتير المبيعات؟

كما أشرنا في البداية فإن جميع الشركات الصغيرة تُنشئ فواتير المبيعات في الأساس لتحصيل رسوم من العملاء مُقابل سلعهم المُباعة وتوفير سجل مُفصل للمعاملة وإثبات المعاملات التي تتم في النشاط التجاري، وإذا كُنت تبحث عن كيفية عمل فواتير المبيعات بالشكل الصحيح فتابع معي الخطوات التالية والتي سيتم ذكرها بالترتيب:

الاعتماد على أحد البرامج

في البداية أنت بحاجة لاستخدام أحد البرامج الخاصة بكتابة وتحرير النصوص والتي تتعلق بإنشاء الفواتير مثل Word وبرنامج invoice لكن كمبتدئ أنصحك بالوورد فهو أفضل بكثير، وللإشارة يُمكنك إنشاء فواتيرك بسهولة من خلال منصة مُحكم وكل شيء سيتم تحت سقف واحد من إدارة المبيعات واستخراج الفواتير وكل ما يتعلق بإدارة المشاريع التجارية ستجده في هذه المنصة.

إضافة شعار شركتك أو علامتك التجارية

هذه النقطة مُهمة جداً وهي أنه لا بُد من تضمين الشعار الخاص بعلامتك التجارية في أعلى المستند أو أعلى الفاتورة التي تُنشئها وهذا له فوائد كثيرة منها إثبات أن الفاتورة تابعة لك والشيء الثاني هو التشهير بعلامتك التجارية.

تضمين تفاصيل الاتصال

أيضاً في أول جزء من الفاتورة بعد تضمين الشعار مُباشرة قم بإضافة تفاصيل الاتصال الخاصة بالعمل بما فيها أرقام الهواتف والإيميلات والموقع الإلكتروني إن وُجد وكُل ما له علاقة بالإتصال، والهدف من هذا هو نفس الهدف من إضافة الشعار.

تضمين معلومات الاتصال بالعميل

في هذه المرحلة أنت بحاجة لإدخال معلومات الاتصال الخاصة بالعميل بما فيها الاسم الكامل وعُنوان الشحن ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني، وهذا بطبيعة الحال له ميزة مُهمة ألا وهي إعادة استهداف العميل مرة أُخرى وتحويله من عميل مُؤقت إلى عميل دائم.

إضافة تاريخ المُعاملة

ننتقل الآن للنقطة المُهمة وهي التاريخ وللأسف أحياناً يتجاهلها البعض عند إنشاء فواتير المبيعات بالرغم من أنها في بعض الأحيان قد تكون سبب لفض النزاعات التي يُمكن أن تحدث نتيجة لأي سبب من الأسباب وحالياً هُناك بعض المؤسسات التي تذكر التاريخ والوقت كذلك ولا تكتفي بالتاريخ فقط.

إنشاء قائمة مُفصلة بالبضائع المباعة

طبعاً هذا شيء لا بُد منه بل يُعتبر هو القسم الرئيسي بفاتورة المبيعات الخاصة بك والذي لا بُد وأن يتضمن قائمة مُفصلة بجميع السلع المُدرجة في الشراء بجانب العناصر المُهمة التالية:

• وصف مُوجَز لكل مُنتج تم بيعه.
• كمية كل عُنصر مباع.
• التكلفة لكل وحدة بيع مُنفصلة.
• مجموع فرعي لكل مُنتج.

وتُعتبر أسهل طريقة لعرض كل هذه التفاصيل بتنسيق سهل الفهم هي إنشاء جدول بأعمدة مُنفصلة لكل معلومة وهذا ما تقوم به جميع المُؤسسات الكبيرة وإذا كُنت تُريد أن تبدأ بشكل صحيح فحاول تطبيق كل هذه الخطوات بالترتيب لأن هذا هو الترتيب الصحيح للفاتورة المثالية.

   

إضافة التكلفة الإجمالية

بعد الانتهاء من جميع الخطوات السابقة وفي الجزء السفلي من الفاتورة قم بإضافة خانة بها المبلغ الإجمالي المُستَحق للبيع بما في ذلك جميع الضرائب السارية سواء ضريبة القيمة المضافة أو غيره، ويُفضل أن يكون المبلغ مكتوب بلون أو بطريقة مُختلفة عن باقي الأمور حتى يكون هو أول شيء يظهر للشخص بمجرد النظر للفاتورة وبالفعل هُناك بعض الشركات تستخدم خط كبير وعريض أو لون خط مُختلف لكتابة السعر الكُلي.

تضمين شُروط الدفع

للأسف هذه النقطة يغفل عنها البعض ويُواجه فيما بعد مشاكل كثيرة ومع ذلك لا يعرف أن الحل يكمن في تضمين شروط الدفع، من الخطوات المُهمة في إنشاء فواتير المبيعات هي وضع تفاصيل وشروط الدفع الخاصة بك في أسفل الفاتورة بما في ذلك طُرق الدفع التي تقبلها مثل الشيكات أو بطاقات الائتمان أو المدفوعات عبر الإنترنت، وأيضاً إذا كُنت تُخطط لفرض رسوم على الفواتير المُتأخرة فقم بتضمين تفاصيل سياسة الرسوم المتأخرة كجزء من شروط الدفع الخاصة بك.